3 tips voor het kiezen van een geschikte congreslocatie

Een congres begint altijd met een idee. Dit kan zijn voor het bouwen van een bepaald platform of het delen van specifieke ideeën met een bepaalde groep mensen. Nadat er een strategie is bepaald over hoe het congres vorm wordt gegeven, is het belangrijk dat er ook wordt gekozen voor een geschikte locatie. Een locatie bepaald namelijk voor een heel groot gedeelte het uiteindelijke succes. Het is immers een wereld van verschil of je staat te praten in een holle ruimte onder een paar tl-lampen of in een sfeervolle zal met verschillende invalshoeken. In dit artikel geven we je drie tips, die jou kunnen helpen bij het kiezen van de juiste locatie voor een congres.

Toegankelijkheid

Wanneer jij een congres organiseert, dan is het mogelijk dat vanuit heel het land bezoekers komen naar jouw locatie. Het is dan essentieel dat de locatie waar het congres gegeven wordt toegankelijk is en ook centraal is gelegen. Een deel komt namelijk met de auto, maar het overgrote deel vaak met het openbaar vervoer. Zorg er dus voor, dat je kiest voor een locatie die dicht bij een station ligt. Daarnaast is het ook belangrijk dat er voor de mensen die met eigen vervoer komen, voldoende parkeergelegenheid is. Tegenwoordig is het ook belangrijk dat ze ook de mogelijkheid hebben om hun elektrische auto op te laden. Zorg er dus voor, dat de locatie aan niets ontbreekt. De kans dan mensen afhaken wanneer dergelijke praktische zaken niet op orde zijn is aanwezig.

Geschiktheid

Dat een congreszaal essentieel is voor het succes van je congres, dat hebben we hierboven natuurlijk al even benoemd. Net als dat een auditorium dusdanig moet zijn ingericht, dat een college goed en duidelijk hoorbaar is, geldt dit ook voor de congreszaal. Zorg er daarom dus voor dat je vooraf goed checkt of alle facilitaire voorzieningen zoals je deze voor ogen hebt ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Een goede internetverbinding, de indeling van de zaal, maar ook het podium is erg belangrijk. Omdat het vooral bij een congres belangrijk is dat er interactie plaats kan vinden, is het dus niet de bedoeling dat het publiek op de eerste rij enkele meters bij je vandaan zit. Je zult merken dat wanneer jij op deze zaken let, je een streepje voor hebt op de rest.

Catering

Goed eten en drinken is belangrijk, want samen eten verbindt, creëert gezelligheid en wie houdt er nu niet van eten? Zorg er daarom ook voor, dat de locatie waar je een congres organiseert de beschikking heeft over verschillende catering faciliteiten. Door rekening te houden met zaken zoals dieetwensen of eventuele allergieën, zal je merken dat je direct een stukje extra goodwill kweekt bij het publiek